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「RPAで業務を自動化できる」
「ノーコード型のRPAツールが増えてきた」

このように最近よく耳にするRPAですが、その実態をいまいち理解していないという人も多いと思います。そこで今回の記事では、RPAについてわかりやすく端的に解説します。

この記事を読むことで、RPAがどんなものか理解でき、さらに無料で使えるおすすめのRPAツールの概要まで知ることができます。

日々の単純な業務を自動化するRPAツールは今後、Excelのように社会人として必須のスキルになる可能性があります。今のうちからRPAの何たるかを知り、必要であれば導入できるようにしておきましょう。

RPAは業務の自動化｜3つの特徴

RPAは「Robotic Process Automation」の略であり、文字通りロボットを利用して業務プロセスを自動化することの総称です。そのためRPAそのものが製品名やサービス名なのではなく、RPAを実現するツールがいくつも存在しています。

では、RPAはなぜこれほどまでに注目されているのでしょうか？RPAを学ぶ講座もどんどん開催されるほどの注目ぶりの理由ともいえるRPAの3つの特徴を以下で解説します。

特徴①事務作業の大半を自動化できる汎用性

1つ目の特徴は自動化できる作業の広さです。冒頭でも紹介したとおりRPAは機械的な業務を自動化します。自動化できる業務の例としては次のものがあります。

毎朝のメールチェック
月末に特定のメンバーにリマインドメールを送信
請求書や見積書の作成
入力情報を共有ファイルに同時記入
交通費の精算
顧客リストから宛名を印刷
Youtubeにコンテンツを投稿したタイミングでTwitter等で同時宣伝
SNSに特定のキーワードのある投稿がされたら通知
SNSで特定のユーザーが投稿した画像をクラウドに保存

いかがでしょうか？このようにかなりの幅の業務を自動化できるのがRPAなのです。いずれも人の判断を介さない機械的な業務であり、こうしたものの自動化はまさにRPAが得意とする分野です。

特徴②プログラミングの知識がなくても使える

RPAの2つ目の特徴は、利用するためのハードルの低さです。一昔前まで業務の自動化にはプログラミングの知識が必要でした。

しかし今はプログラミングの知識が不要でも使えるノーコード・ローコードのRPAツールが増えてきています。このことがRPAに注目が集まる大きな理由になっているのです。

この記事で紹介するMicrosoft社のRPAのツールであるPower Automate Desktopもノーコードツールであり、プログラミングを習得していない事務スタッフでも簡単に使うことができます。

特徴③ヒューマンエラーの抑制

RPAの3つの目の特徴は、ロボットが業務を行うことによるヒューマンエラーの防止です。いかに単純な業務であっても人が行うとミスが発生しますが、ロボットが自動で行う場合にミスは発生しません。

こうした面もRPAの大きな特徴となります。また作業を24時間休みなしで実行できる点も自動化の強みです。

RPAとAIの違い

いかがでしょうか？ここまでの内容で、RPAがどんなものかイメージできたでしょうか？

RPAはよくAIと同じものと思われますが、両者には「自ら判断を下すかどうか」の点で大きな違いがあります。

例えば、数多くの野菜に関する情報を認識させたAIは初見のブロッコリーを野菜と判断する可能性を持ちますが、RPAの場合は予めブロッコリー=野菜と指示しておかなければなりません。

そのためRPAが自動化できるのは人の判断の介在しない業務のみなのです。取引先から送られてきたメールについて、内容に合わせて返信分を作成するような作業はRPAには荷が重くなります。

日々の業務には判断不要の機械的な作業が沢山ある

このようにRPAが自動化できるのは人の判断の介在しない機械的な業務のみとなります。もしかしたら落胆の気持ちがあるかもしれませんが、ビジネスにおいて多くの人が行っている業務を細分化すると、そこには自動化すべき機械的な作業が沢山あるはずです。

特定の画像の保存、定型文を用いたSNSでの宣伝、リストから情報をコピペして資料を作成する作業…こうしたものは基本的に機械的な業務であり、RPAで自動化できます。

そうして1日のうち30分でも作業時間を減らすことができれば、1年で100時間以上も空き時間を得られるのです。そうした時間をよりクリエイティブな作業に使うニーズは必ず存在するため、RPAに注目が集まっています。

Microsoft社のPADは無償で使えるRPAツール

昨今は様々なRPAツールが世に出ていますが、ここでは最もおすすめのMicrosoft社のPower Automate Desktop（略してPAD）を紹介します。

Power Automate DesktopはMicrosoft社が満を持して世に送り出した無料のRPAツールです。Windowsのアカウントを持ってれば誰でもインストールして無料で利用できるのです。

以下ではPower Automate Desktopの特徴を紹介します。

アカウントがあれば無償で使える

先ほども触れたとおりPower Automate DesktopはWindowsのアカウントを持っていれば無料でインストールして使うことができます。そして、自動化のために利用する全てのアクションを無償で使えます。つまり利用できるアクションの点において無償版と有償版で差別化されていない点がおすすめなのです。

一方で有償版でのみ使える主な機能には以下のものがあります。

作成した自動化フローを別アカウントと共有
スケジュールを設定してのフロー実行
トリガーを設定してのフロー実行

裏を返すと、あなた個人のアカウントでのみ自動化フローを使い、かつスケジュール実行などのニーズがなければ無償版で十分に自動化の恩恵を得ることができます。これからPower Automate Desktopを試してみようという人は、無償版で問題ないはずです。

レコーダー機能を使えば自動化も簡単

またPower Automate Desktopにはレコーダー機能という便利な機能があります。これは、あなたが実際にデスクトップ上で行う操作をPower Automate Desktopが記録し、アクションを組み合わせて自動化フローを作成してくれる機能です。

例えば、あなたが顧客リストから情報をコピペして請求書を作成するフローを自動化したいと考えた場合、レコーダー機能を開始して、実際にいつもの方法で請求書を作成すればよいのです。それをPower Automate Desktopが勝手に自動化フローに落とし込んでくれます。

レコーダー機能は以下2点から非常に便利なので、PADを導入した場合は真っ先に試してみましょう。

自動化フローを勝手に作成してくれる
自らの業務を例にして、どのようなアクションを組み合わせるべきか学ぶことができる

このようにMicrosoft社のPower Automate DesktopはこれからRPAツールを試していきたいと考える人にとって非常におすすめです。

まとめ

今回はRPAとは…に始まり、Microsoft社が提供するRPAツール「Power Automate Desktop」について紹介しました。RPAってなんだろう？という疑問が解消されたでしょうか。

記事のポイントは以下のとおりです。

RPAはロボットを利用して業務プロセスを自動化することの総称
PPAは自動化できる作業の幅が広く、プログラミングの知識が不要
RPAツールには様々なものがある
Microsoft社のPower Automate Desktopは無料であり、レコーダー機能が便利で初心者におすすめ

今後、会社の事務スタッフがRPAツールを用いて社内の機械的な業務をどんどん自動化する時代が訪れるでしょう。そうした流れに先んじるためにも今からRPAツールについて学ぶことには一定の価値があるはずです。

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