社内ミーティングや打ち合わせ、Web会議のツールとして多くの場面で使用されているZoomですが、参加者にミーティングの予定を知らせる際、GoogleカレンダーにZoomミーティングの予定を入力できることをご存知でしょうか。

もし参加者がGoogleカレンダーを使用している場合、ZoomとGoogleカレンダーを連携させておけば参加者はGoogleカレンダーを確認するだけでZoomミーティングのスケジュール管理が可能になります。

パソコン、スマートフォンでのZoomミーティングをGoogleカレンダーに連携する方法やそのメリットについて詳しく解説します。

ZoomとGoogleカレンダーを連携するメリット

ZoomとGoogleカレンダーを連携することで以下のようなメリットが生まれます。確認しておきましょう。

Zoomを立ち上げるとスケジュールが確認できる

公式サイトよりZoomを立ち上げサインインを行うと、個人のトップ画面に切り替わります。
ZoomとGoogleカレンダーを連携させておくことでトップ画面に、その日のスケジュールが表示されます。

もしZoomミーティングの予定があれば詳細が表示され、予定がない場合は「ありません」と表示されます。
一目でミーティングの予定が確認できるので大変便利です。

クリック一つでミーティングに参加が可能

ZoomミーティングとGoogleカレンダーを連携させると、GoogleカレンダーにZoomミーティングのURLやID、パスワードを張り付けることが可能になります。

参加者はその張り付けられたZoomミーティングのURLをクリックするだけで、Zoomミーティングへの参加が可能です。

またホストも個別にメールやSNS等でURLを送る手間が省けるので、どちらにとってもメリットになります。

事前にZoomミーティングのセッティングが可能

ZoomとGoogleカレンダーを連携させておけば、事前に以下の表示をセッティングしておくことが可能です。

  • 音声のON/OFF
  • 映像のON/OFF

あらかじめ自分の声をミュートにしておきたい、背景を変更しておきたい場合など、Googleカレンダーと連携しておけば事前に準備を行っておくことができます。

Googleカレンダーとの連携方法


次にZoomとGoogleカレンダーとの連携方法について、事前設定から連携方法まで順にご説明します。

事前設定方法

まずはGoogleのChromeブラウザにZoomをダウンロードすることから始めます。
ブラウザはMicrosoftのOutlookでも同様の操作で行うことができます。

ここではChromeブラウザを利用したスケジュール発行方法をご説明します。
手順は以下の通りです。

1. Zoomのサイトを立ち上げる
2. ミーティング画面より「Chromeエクステンション」をダウンロード
3. 「Add to Chrome」をクリック
4. ダウンロード
5. 再度Zoomへサインイン
6. スケジュールの設定
7. 完了

 
1. Zoomのサイトを立ち上げ、サインインを行います。

2. ミーティング画面下部に移動します。「Chromeエクステンション」or「MicrosoftOutlook」「Chromeエクステンション」を選択しクリックするという手順でダウンロードに進みます。

3. ダウンロードを進めると、「Add to Chrome」の文字が出てくるのでクリックします。

4. クリックをするとChromeにZoomのダウンロードが完了します。

5. ChromeにZoomをダウンロードすることができたら、Googleアカウントと連携された青のZoomのアイコンが作成されます。
そちらをクリックして再度Zoomサイトに進みます。

6. Zoomのサイトが開くと、ズームスケジュールオプションという画面に切り替わりますので、以下の項目を選択してあらかじめスケジュールのオプションを設定しておきます。

  • 会場ID
  • パスワード
  • ビデオ
  • オーディオ
  • オプション
  • 代替えホスト

それぞれの設定を選択してクリックしたら、下部にある「保存して続行」をクリックします。

7. 「保存して続行」をクリックするとGoogleカレンダー連携の事前設定が完了します。

連携方法

ChromeにZoomをダウンロードすることができたら、次にGoogleカレンダーとの連携を行います。
手順は以下の通りです。

1. Zoomミーティングを立ち上げる
2. スケジュールをクリック
3. Googleカレンダーにチェック
4. アカウントの選択
5. 「許可」をクリック
6. 完了

 
1. Zoomを立ち上げサインインを行います。

2. サインイン後、トップ画面の左側にある「スケジュール」のアイコンをクリックします。

3. ミーティングをスケジューリングという画面に変わった後、日付の欄にミーティングを開催したい日時を入力します。
下部に進み、「Googleカレンダー」という項目にチェックをし、画面一番下の部分の「スケジュール」をクリックします。

4. スケジュールをクリックすると自動で次の画面に切り替わり、アカウントの選択の画面が表示されます。
そこで連携したいGoogleアカウントを選択します。
なお、Googleアカウントは最初の設定のみ選択が必要です。
次回からは省略されます。

5. 「選択内容を確認してください」という画面に切り替わると、画面一番下の部分に「許可」という項目が出てくるのでクリックします。

6. 「許可」のクリックまで終わると、ZoomとGoogleカレンダーの連携が完了し、GoogleカレンダーにZoomのミーティング予定が追加されます。

Googleカレンダーとの連携確認


ZoomとGoogleカレンダーとの連携がきちんと完了しているか、Googleカレンダーにて確認をしましょう。

Googleカレンダーを開き予定を確認します。
「ビデオ会議を追加」という項目が出てくるので、そちらをクリックします。

項目の中にZoomのアイコンができていれば連携が問題なく完了していると確認することができます。

参加者を追加する場合

ZoomミーティングとGoogleカレンダーの連携が完了したら、参加者にGoogleカレンダーからZoomミーティングを知らせることができるようになります。

Zoomミーティング予定を知らせる参加者を増やしたい場合は、Zoomミーティング画面の右側にある「ゲストを追加」という項目を選択して参加者の追加を行います。

Zoomミーティングの予定を送付された参加者のGoogleカレンダーには、

  • ZoomミーティングURL
  • ミーティングID
  • パスワード

が記載されることになります。

参加者はそのURLをクリックすればZoomミーティングへの参加が可能です。

定期ミーティングをスケジュールした場合IDとパスワードはどうなるのか?

期間を決めて、定期的なミーティングを作成する場合、IDやパスワードは同じものになるのか、別々になるのかということでは、定期ミーティングで登録した場合は、全てのミーティングのIDとパスワードは同じになります。

会社で行われる定期的な会議などに使用するのはとても便利ですが、定例でも毎回参加メンバーが違う外部向けのセミナーなどの場合には都度作成したほうがいいかと思います.

まとめ

ZoomとGoogleカレンダーの連携方法について、事前の設定から順に説明しました。

最初は難しいと感じるかもしれませんが、順番に作業を行えば簡単に連携ができます。
会議の予定が多くなったとしても、Googleカレンダーと連携しておけば予定の把握がとてもラクになります。

メリットも多くあるのでぜひお試しください。

 


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